Fax merupakan salah satu cara komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen elektronik. Banyak orang yang masih menggunakan fax karena cepat, mudah, dan juga aman. Cara ngirim fax juga cukup mudah. Untuk memastikan dokumen yang dikirimkan diterima dengan baik, berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan.
Langkah 1: Pilih Perangkat Fax yang Akan Anda Gunakan
Jika Anda ingin mengirim fax, Anda harus memiliki perangkat fax. Ada beberapa jenis perangkat fax yang bisa Anda gunakan, seperti fax multi-fungsi, fax konvensional, dan juga fax online. Jika Anda harus mengirim fax secara teratur, maka Anda disarankan untuk membeli perangkat fax multi-fungsi. Perangkat fax multi-fungsi ini memiliki banyak fitur dan menawarkan kemudahan dalam mengirim fax.
Langkah 2: Siapkan Dokumen yang Akan Dikirim
Setelah Anda memilih perangkat fax yang akan Anda gunakan, selanjutnya Anda harus menyiapkan dokumen yang akan dikirim. Siapkan dokumen yang akan dikirim. Pastikan Anda menyusun dokumen dengan baik sehingga mudah dibaca. Jika Anda ingin mengirim dokumen dalam bentuk gambar, pastikan gambar tersebut dalam format yang dapat dibaca oleh fax. Anda dapat menggunakan program seperti Adobe Acrobat untuk mengonversi gambar menjadi file PDF.
Langkah 3: Masukkan Dokumen ke Perangkat Fax
Setelah dokumen siap untuk dikirim, selanjutnya Anda harus memasukkan dokumen ke perangkat fax. Untuk perangkat fax konvensional, masukkan dokumen ke mesin fax. Jika Anda menggunakan perangkat fax multi-fungsi, Anda dapat memindai dokumen menggunakan scanner dan mengirimnya dengan perintah print. Jika Anda menggunakan fax online, Anda dapat mengirim dokumen melalui email. Pastikan Anda mengikuti instruksi yang tercantum dalam manual pengguna untuk memasukkan dokumen ke perangkat fax.
Langkah 4: Masukkan Nomor Tujuan
Setelah dokumen berhasil dimasukkan ke perangkat fax, selanjutnya Anda harus memasukkan nomor tujuan. Nomor tujuan adalah nomor fax tujuan yang akan menerima dokumen yang Anda kirim. Nomor tujuan ini harus dimasukkan dengan benar agar dokumen dapat dikirim dengan benar. Jika Anda menggunakan fax online, pastikan Anda memasukkan alamat email tujuan.
Langkah 5: Kirim Dokumen
Setelah Anda memasukkan nomor tujuan, selanjutnya Anda dapat mengirim dokumen. Jika Anda menggunakan perangkat fax konvensional, tekan tombol ‘Send’ untuk mengirim dokumen. Jika Anda menggunakan perangkat fax multi-fungsi, Anda dapat mengirim dokumen dengan menekan tombol ‘Fax’. Jika Anda menggunakan fax online, tekan tombol ‘Send’ untuk mengirim dokumen melalui email.
Langkah 6: Tunggu Dokumen Diterima
Setelah Anda menekan tombol ‘Send’, selanjutnya Anda harus menunggu dokumen diterima oleh tujuan. Jika dokumen berhasil dikirim, Anda akan menerima notifikasi. Jika dokumen tidak berhasil dikirim, Anda akan menerima notifikasi juga. Jika Anda menggunakan fax online, Anda akan menerima notifikasi melalui email.
Langkah 7: Cetak Salinan Dokumen
Setelah dokumen berhasil dikirim, selanjutnya Anda harus mencetak salinan dokumen. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen yang dikirimkan telah sampai ke tujuan. Jika Anda menggunakan perangkat fax konvensional, Anda dapat mencetak salinan dokumen dengan menekan tombol ‘Print’. Jika Anda menggunakan perangkat fax multi-fungsi, Anda dapat mencetak salinan dokumen dengan menggunakan printer.
Langkah 8: Simpan Salinan Dokumen
Setelah Anda mencetak salinan dokumen, selanjutnya Anda harus menyimpan salinan dokumen. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen yang telah dikirim telah sampai ke tujuan. Jika Anda menggunakan perangkat fax konvensional, Anda dapat menyimpan salinan dokumen dengan menyimpan dokumen ke dalam folder. Jika Anda menggunakan perangkat fax multi-fungsi, Anda dapat menyimpan salinan dokumen dengan menggunakan fitur penyimpanan dokumen.
Langkah 9: Cek Status Pengiriman
Setelah Anda menyimpan salinan dokumen, selanjutnya Anda harus memeriksa status pengiriman. Dengan memeriksa status pengiriman, Anda dapat memastikan bahwa dokumen telah sampai ke tujuan dengan baik. Jika Anda menggunakan perangkat fax konvensional, Anda dapat memeriksa status pengiriman dengan menekan tombol ‘Check’. Jika Anda menggunakan perangkat fax multi-fungsi, Anda dapat memeriksa status pengiriman dengan menggunakan fitur status pengiriman.
Langkah 10: Kirim Pesan Konfirmasi
Setelah Anda memastikan bahwa dokumen telah sampai dengan baik, selanjutnya Anda disarankan untuk mengirim pesan konfirmasi. Jika Anda menggunakan perangkat fax konvensional atau multi-fungsi, Anda dapat mengirim pesan konfirmasi dengan menekan tombol ‘Send’. Jika Anda menggunakan fax online, Anda dapat mengirim pesan konfirmasi melalui email.
Kesimpulan
Cara ngirim fax cukup mudah. Anda hanya perlu memilih perangkat fax yang akan Anda gunakan, menyiapkan dokumen yang a
