Surat dinas merupakan jenis surat yang lazim digunakan oleh organisasi untuk mengirimkan informasi, instruksi, atau laporan dari satu pihak ke pihak lain yang berhubungan dengan pekerjaan. Surat dinas ini dibuat berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut. Secara umum, surat dinas memiliki bentuk yang khas dan memiliki ciri-ciri yang membedakannya dari jenis surat lainnya. Berikut adalah ciri-ciri surat dinas dari segi bentuk yang perlu Anda ketahui.
Kop Surat dan Kode
Surat dinas memiliki kop surat pada bagian atas kertas. Kop surat ini berisi informasi dasar mengenai pengirim dan penerima surat, serta tanggal dikeluarkannya surat. Kop surat dinas juga ditambahkan dengan kode yang menggambarkan jenis surat yang dikeluarkan. Kode ini berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain.
Bagian Isi dan Isian
Konten yang terdapat di dalam surat dinas juga memiliki struktur yang berbeda. Bagian isi yang lazim dimuat di dalam surat dinas adalah perihal, tujuan, dan hal-hal yang berkaitan dengan isi surat. Bagian isi ini biasanya disusun dalam bahasa yang rapi, sopan, serta jelas. Selain itu, terkadang pada bagian isi diperlukan isian, yaitu tempat untuk menuliskan informasi penting seperti nama, alamat, tanggal, dan nomor surat.
Penggunaan Tanda Tangan
Surat dinas juga memiliki ciri khas yang berupa penggunaan tanda tangan. Tanda tangan yang biasa digunakan di dalam surat dinas adalah tanda tangan orang yang mengeluarkan surat. Selain itu, terkadang juga dibutuhkan tanda tangan orang yang menerima surat tersebut. Penggunaan tanda tangan ini bertujuan untuk menunjukkan bahwa surat yang dikirimkan atau diterima telah melalui proses pemeriksaan yang tepat.
Penggunaan Tanda Stempel
Selain penggunaan tanda tangan, surat dinas juga memiliki ciri khas lainnya yaitu penggunaan tanda stempel. Tanda stempel yang digunakan pada surat dinas biasanya berupa stempel resmi dari organisasi yang mengeluarkan surat. Dengan adanya stempel, maka surat dinas tersebut telah melewati proses pemeriksaan yang tepat dan sah.
Penggunaan Spasi dan Garis
Dalam surat dinas, biasanya juga terdapat penggunaan spasi dan garis. Spasi dan garis yang digunakan dalam surat dinas ini bertujuan untuk memudahkan pembaca dalam membaca surat. Spasi dan garis yang digunakan juga akan mempermudah dalam membagi bagian-bagian yang ada di dalam surat, sehingga memudahkan proses pemahaman isi dari surat tersebut.
Logo Organisasi
Salah satu ciri khas surat dinas juga berupa logo organisasi. Logo organisasi ini merupakan identitas dari suatu organisasi yang digunakan untuk menandai bahwa surat tersebut adalah resmi. Logo organisasi ini biasanya ditempatkan pada bagian kanan atas kertas.
Penggunaan Warna
Surat dinas juga menggunakan warna untuk memperindah tampilan dan untuk membedakan antara teks dan gambar. Warna yang digunakan biasanya disesuaikan dengan warna logo organisasi. Warna ini juga bisa berupa warna abu-abu atau warna hitam untuk membuat surat terlihat lebih formal.
Kesimpulan
Surat dinas memiliki ciri khas dari segi bentuk yang membedakannya dari jenis surat lainnya. Ciri tersebut antara lain berupa kop surat dan kode, bagian isi dan isian, penggunaan tanda tangan, penggunaan tanda stempel, penggunaan spasi dan garis, logo organisasi, dan penggunaan warna. Dengan memahami ciri-ciri surat dinas tersebut, diharapkan Anda dapat membuat surat dinas dengan benar dan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
